「いつかやることリスト」から卒業!2つのポイントでTodoリストが生まれ変わる

仕事

こんにちは!トモローです。

 

皆さん。仕事やプライベートでTodoリストを使っている方、いると思います。

でも、Todoリストっていつまでたってもなくならなくないですか?

いつの間にか、「やることリスト」が「いつかやることリスト」に代わってしまっている。

なぜそうなってしまうのか。

もし、Todoリストを使って上手にタスクをこなしているという人は今日のブログを読む必要がないと思います。

僕を含めてTodoリストが終わらない~!って人、2つのちょっとしたことを意識してみると、Todoリストが減っていくかもしれません。

 

なぜTodoリストを使うのか

そもそもなぜ人はTodoリストを使うのか。

簡単に言うと、人間は忘れる動物だから

大事なことすらすぐ忘れてしまうのが人間。プライベートな用事でも、仕事でも、どこかに書いて貼っておくでもしないとすぐに忘れる。

そんな時に便利なのがTodoリスト。

今、自分がやらなければならないタスクが一目瞭然!ほとんどの大人はTodoリストを抱えて生活していると思います。

 

なぜTodoリストはなくならないのか

これも簡単ですね。日々やることが増えていくから

きちんとやらなければならないことはこなしているはずなんです。

そうして、リストの先頭のチェックボックスにチェックを入れるか、リストを横棒で消している。

それなのにTodoリストがなくならないのは、タスクをこなすのと並行してタスクは増えていくものだから。

仕事をしているとわかりやすいですけど、仕事を片付けているそばからどんどんほかの仕事ってわいてきませんか?

もう、わんさかわいてきますよね。

今日できることは今日してしまわないと、余裕があるからって明日に回してしまうと、明日になればどこからともなくわいてくる仕事に、当初余裕を持っていた仕事すらも終わらなくなってしまう。

Todoリストが片付かないもう一つ重要なことがあります。

それは、優先順位を間違えているのでは?ということ。

Todoリストって、思いついた純にやらなければならないことをどんどん付け足していきますよね。

そうすると、1週間かかる仕事と5分で終わる仕事が隣同士に並んでいたりします。

よく考えずに1週間かかる仕事を先にやっている間にタスクは増え、5分で終わる仕事は消えずに1週間先まで残る。

しかももし1週間で終わる仕事を終わらした後に、その間に入った重要な仕事に手を付けてしまったら、5分で終わるはずの仕事は永遠に終わらずにTodoリストに残ってしまう。

これがTodoリストがいつまでも消えない人のやっていることだと思います。

 

Todoリストを溜めずにきれいにタスクをこなしていくためには

僕はTodoリストを作る際に2つ気を付けている点があります。

それは

  • カレンダーに落とし込んでしまう
  • 「そのために」を考える

 

カレンダーに落とし込んでしまう

Todoリストを何も考えずにただのリストにしてしまうと、なかなかタスクが終わりません。

それは先ほど述べたように、重要なタスクとそうでないタスク、早く終わるものとそうでないもの、そういったものが分別されずにごちゃまぜになっているから。

とりかかって2分で終わるようなタスクはそもそもTodoリストに書かない!その場でやっつけてしまう。

少し時間がかかりそうなものは、スケジュールに組み込んでしまう。いついつの何時からやるといったように。

日時が決められないタスクだけ、Todoリストに並べるようにする。

(その際、どれくらい時間がかかりそうか、優先順位はABCでどこにあたるかなどを簡単に付け加えておくと、Todoリストに手をつけるときにやみくもにやっつけようとしなくなります。)

 

「そのために」を考える

Todoリストはたいてい1行で箇条書きのものがほとんどでしょう。

でも、そうするとリストを見たときに、具体的に何をしなければいけないかわからないものは後回しにされる傾向があります。

そうしていつまでも手を付けずにリストが溜まっていく。

Todoリストを作る際、まず箇条書きでやることを書いた後に、それぞれ、「そのために」何をしなければいけないかを付け加えます。

すると、具体的な行動が示されているのでとりかかりやすくなります。

例えば、

  • 掃除機を買う

といったタスクがあったとします。掃除機が壊れたのか、引っ越したのかという状況ですね。

これだけだと、インターネットで買うのか、どこかの家電屋さんに行って買うのか、はっきりしません。

どういった掃除機が良いのかもわかりません。

漠然としすぎてて、一見簡単なタスクのようにも見えますが、とりかかるのにエネルギーがかかるので、後回しにされがちです。

  • 掃除機を買う (3H B)
  1. どのメーカーが良いか調べる
  2. コードレスが良い
  3. 予算は1万円以下
  4. 6月中には買う
  5. ○○の家電屋さんで買う

といったようにしておけば、具体的な行動があり、締め切りもわかりやすいので行動に移しやすいと思います。

3Hというのは家電屋さん往復にかかるだいたいの時間、Bは優先順位ですね。

しかもこの内1~3はほとんど同タスク。ネットで調べる際に1万円以下のコードレス掃除機を調べるということになる。

いいのが見つかれば、6月までの空いている日にちの内で都合の良い日に「○○に掃除機を買いに行く」とスケジュールに組み込んでしまえば、Todoリストから「掃除機を買う」というタスクはもう消えてしまいます。

一見手間のように見えるけど、意外に具体的な行動と日付さえ気を付ければ、どんどんTodoにとりかかりやすくなり、バンバン片っ端からやっつけられるようになると思います。

 

他にも、自分はTodoリスト作るときこんなこと気を付けているとか、スケジュールはこういう風にすると便利とか、あれば僕も教えてほしいです。

 

いつかやることリストはかかえているだけで、「あぁ、やらないと」と常に頭の片隅にあってエネルギー漏れしちゃいます。

いつも綺麗なTodoリストでありたいですね。