こんにちは！トモです。
このブログは主に、人生の黄金時間に当たる大学生活を送られている方に向けて、自分自身が大学生の時に知っていたら嬉しかったな的な知識を発信しています。
3年半バックパッカーで世界を旅した経験と今まで3千冊以上の本を読んで学んだことをベースに記事を書いています。
今日は時間管理、タイムマネジメントについて書きたいと思います。
時間管理ってお仕事でも、学校のテスト勉強や資格試験のための勉強、いろんなところで必要になると思います。
上手に時間管理ができれば、より多くのことをやり終えることができる。
でもなかなか思ったように計画が達成しなかったり、仕事がマルチタスクになってどれも中途半端って人は結構多いんじゃないでしょうか。
もちろんタスクの中には能力の輪やモチベーションが関係するものもあるかもしれませんが。
今日書きたいのはタスク管理よりも時間管理。
一旦、それをやるための能力やモチベーションはあるのが前提です。
それなのになぜか時間内、期限内に計画したことが達成できなかったって時を想定しています。
その場合、「見積り」がうまくできてないんじゃないかなって僕は思っています。
知らない間に立てている誤った見積り
何かをやろうと思った時、人は知らない間にそれにどれくらい時間がかかるかを頭の中で勝手に計算しています。
時間だけじゃなく、労力とかも多分含まれる。
この何かをやろうとした時に自然に生まれる見積りが誤っていることで、時間をうまく使えていない人が多いと僕は思います。
と、偉そうなことを言ってますが、僕自身もめちゃめちゃあります。笑
例えば、わかりやすく家の家事で考えたとします。
最近床が汚い、今度時間があるときに掃除をしたいと考えていたとします。
その時、頭の中では勝手に床掃除にかかる時間を計算して見積もりを出しています。
そして床掃除にかかる見積りが15分だったとします。
ということは、15分以上余裕な時間が見つからないと床掃除をしようと思いませんよね。
でも、実際はこの見積り自体が間違えていて、やってみたら5分で終了するとします。
であれば、実は5分以上時間があれば床掃除はやってしまえる。
それなのに見積りが15分と弾き出してしまった以上、15分以上の時間がないと手をつけないために、
なかなかいつまで経っても床掃除に着手できない。
重要緊急マトリクス
仕事でよく使われる「緊急重要マトリクス」というものがありますよね。
縦軸に緊急度、横軸に重要度をとって、タスクを4つに分類する方法。
- 緊急で重要
- 緊急だが重要でない
- 緊急でないが重要
- 緊急でも重要でもない
人は好んで緊急なものからタスクをこなしていくそうです。
そしてその次に手をつけるのが「早くできるもの・簡単に終えられるもの」だそうです。
なぜなら、早くできる、簡単に終えられるということは見積りが「すぐ終わる」と判断したから。
なので例えば10分時間があったら、簡単に終わるものを2、3片づけちゃおうとしてしまうっぽいです。
誰しもタスクをいっぱい抱えてはいたくないので、タスクの量を消しにかかる。
でも、それが本当に今すぐ片づけないといけないもの（重要なもの）なのかは一考に値します。
そうして簡単に片づけられる重要でないものをやっている間に、やらなければならない重要なことに着手できず、気が付いたら重要なものが残っているのにそれをやる時間がない、という状況に陥る。
優先すべきは緊急よりも重要かもしれませんね。
標準時間を知っておく
見積りが誤っているせいで勝手に多くの時間がないとそれができないと勘違いすることが、
着手を遅らして、結果多くのタスクが残ってしまう。時間内に達成できないを導いているのだとしたら。
ではなぜ誤った見積りをしてしまうのかと考えた時、単純にそれにいくらかかるか時間を把握していないからだと思います。
一度やったことがあることでも、どれくらい時間がかかるかはあんまり記録していなかったり覚えていなかったりするもの。
そこで標準時間を知る、という手があります。
別に全く難しいことではなく、単純に一度やってみてどれくらい時間がかかるのかを記録、把握すること。
家の掃除なら洗濯、床掃除、キッチンの掃除、どれくらいかかるのか。
勉強だったら英単語100個覚えるのにどれくらいかかるか、とか。
読書なら、10p読むのにどれくらいとか。
1回の買い物でどれくらい時間がかかるかとか。
自分の生活の中で、仕事の中で、勉強の中で、特に頻繁に行うことは一度全てかかった時間を把握してみる。
すると、30分時間が生まれた時に「あれとこれができるな」と標準時間で考えて最適なタスクをチョイスできるようになる。
例えば標準時間10分のタスクA、B、Cと25分のタスクDがあった時。
30分の時間内にABCの3つこなすのか、Dを1つこなすのか、どちらがいいかと考えられます。
もし標準時間を知らずに、大体全て15分と見積もった場合、Aをやり終え、次にDに着手してしまっては中途半端に終わってしまう。
もしくはABCのうち1つは必ず終わらせないといけないのに、Dに着手すると、ABCの1つをやろうとしたら残業が必要になるし。
ABで30分と考えていざやってみたら20分で終えた場合、残りのCもDも10分以上かかるから着手できないと勝手に考えてしまう。
とこのように、標準時間を知らないと、中途半端、無駄に時間を余らす、などなどうまく時間を使えない。
逆に標準時間を把握していれば、残った時間を綺麗に使うことができる。
時間管理にはエネルギーの見積りも大切
今まで時間の見積りをきちんとしましょうというお話でしたが、実はエネルギーの見積りも重要。
例えば、また床掃除の話に戻すと、お出かけの前に時間は十分あったとする。
でも、床掃除にかかるエネルギー（体力）を消費してしまったら、この後のお出かけに支障が出そう、でやめたりすることがある。笑
でも実際床掃除って5分でチャチャーっと終わらせることもできるし、そこまで体力を浪費することもない。笑
ここでも、誤った労力の見積りが出される問題が起きる。
仕事でも「これをやり切るには相当体力がいるぞ。別日の元気な日にやっつけよう」そう考えて、ついに元気な日は訪れない。
この「今度時間ある時に」「今度体力のある時に」は大敵。
なので、標準時間、標準労働力？を把握しておくことで、無理なく、時間を有効に活用してタスクをこなすことができる。
誤った見積りをしないように標準時間を計算しておくことが時間管理の上で結構大切なことなのだと思います。
って話でした！
