こんにちは！トモです。
何年か前から断捨離って言葉が流行り出して、今はミニマリズムって言葉やミニマリストがだいぶ増えてきたように思います。
戦後何もない状態、物があることが豊かさの象徴とされ、色んな物を所有することに躍起になっていた時代から、
経済も発展して、十分に物がいきわたっている今、物のない豊かさを求める人が多くなってきているのだと思います。
そこで、色んな物を捨てたり、譲ったりして、本当に大切で気に入ってる少量の物だけで生きていく人が増えました。
ただ、やはり手放せない物もあったりします。そこで出てきたのが片付けや整理術。
綺麗にうまく片付けることで、目に見えないようにしたり、スペースを有効活用して、部屋や家をすっきりすることで、捨てずに豊かな心を手に入れる方法です。
整理術は物だけではありません。物の次に片付けないといけないモノ、情報です。情報も整理が必要な時代になりました。
日々入ってくる沢山の情報。本当に情報過多すぎる時代になったと思います。
本当に必要な情報だけを取捨選択する必要があるし、それをいつでも引き出せるように整理整頓しておく必要があります。
今までは個人的に考えた方法で適当に整理していましたが、それだけではうまく整理しきれていませんでした。
情報のカテゴリーを間違えたり、保管場所を間違えたり、タグをつけ忘れたりすると、
いざ思い出したいときに思い出せないのです。思い出すというよりも、しまっていた場所から引っ張り出す。
整理だけしても整頓できていなかった状態ですね。でも、今日紹介する本に出会って僕の情報整理模索旅も終了してしまいました。
とりあえず、情報の整理術はこの本１冊で十分かなって思えるほど有益な情報整理術が書かれています。
ストレスフリーの整理術
頭の中の気になっている物を全てin boxに入れる
普段の生活や仕事をしている中で、たくさんの情報が出たり入ったりします。
頭の片隅で見たい映画の事をずっと考えていたり、次の休みの計画をどうしようか練っていたり。
でもそれってかなりエネルギーの無駄使いをしているように思います。
そういった頭の中の物を全て外に出してしまう。in boxに全て入れてしまう。そうすることで２つのメリットがあります。
- 忘れることがなくなる
- 覚えておく必要がなくなる
この２つは似たようなものですが。
頭だけで覚えていようとすると、時たま気づいたら何しようとしていたんだっけ？何を考えていたっけ？って、
本当にさっきまで頭にあったのに、もう今になったら忘れてるってことないですか？
忘れたくない情報はどこかに書いておく必要があります。
そして、一旦脳の外に出してしまえば、それを覚えておく必要はないので、USBの不要なファイルを削除して容量を広げるように、脳の使える容量を増やすことができます。
必要になったら、その時にin boxから引っ張り出してこればよいのです。
それは何かを判別する
一旦全てをin boxに入れてしまったら、もうあなたの脳の中に気になっていることは何もない状態です。
これって本当に頭がすっきりするので一度やってみて欲しいですね。
そして、次はin boxに入っている情報を何か判別する作業に入ります。
どう判別するかは大きく分けて２通りになります。
行動する必要があるか、ないか。
行動を起こす必要が無い場合
行動を起こす必要がない場合、その情報は「情報」として処理します。
ゴミ箱
必要になるなら残しますが、ならないのならそれはゴミ箱行です。
いつかやる・多分やる
今現在それをやる時間がない、もしくは計画が思いつかないけども、いつかやりたいといったことは、このいつかやる・多分やるリストに入れる。
資料
行動を起こす必要はないけども、いつか役に立ちそうな情報は資料として集めておきます。
行動を起こす必要が有る場合
行動を起こす必要がある場合、やることリスト、to doリストでまとめがちですが、ここからもさらにその情報を判別していきます。
次にとるべき行動
行動ステップが複数あるか、一つだけかでもとるべき行動は変わってきます。
行動ステップが複数の場合
プロジェクトリスト
やるべきこと、実現したいと思っていることに対して、行動プロセスが複数ある場合、それは単純に今日明日では片付きません。
そういった行動は全てまとめて１つのプロジェクトとしてしまいます。
行動ステップが一つの場合
今する
もし次にとるべき行動が一つだけであり、しかも２分以内にできるのであれば、それは今します。
連絡待ちリスト
行動自体を自分でやるべきでないものは他人に任せて、連絡を待ちます。
カレンダー
今すぐにできない、もしくは特定の日にやるべきリストはカレンダーに予定を書いておきます。
このどれにも当てはまらないと思った場合、もう一度次にとるべき行動に戻ります。
ここまで来たら、あなたの頭の中にあったごちゃごちゃした気になっていること全てが正しい場所に整理されたと思います。
そして今日から新しく入ってくる情報も同じように整理してあげることで、常に頭の中の容量を開けておくことができ、処理速度を一定のスピードでキープできるようになります。
ここに個人的に気を付けておきたい点がいくつかあります。それは、
- カテゴリーをキチンと明確にしておくこと
- 全ての情報やファイル、リストにラベルやタグを張っておくこと
- 情報を整理する時に一定のルールを設ける
なぜこのような点を付け加えたかと言うと、検索できるようにするためです。
整理できたものの、どこにあったか思い出せない、使いたいときに引っ張り出せないと全く意味がありません。
そこで必要なのが、「検索力」です。
検索できるようにしておけば、いつでも好きな時にパッと引っ張り出してきて使うことができます。
せっかくとてもすっきり整理できたのだから、どこに入れたかわからなくなってひっかきまわして汚さないようにするためにも、情報の整頓までキチンと行ってください。
カテゴリーをキチンと明確にしておくこと
情報を判別してファイルにしまう際に、間違ったカテゴリーに入れてしまうと、後から探し出すときに大変です。
その情報がいくつかのカテゴリーを持つ場合、メインに入れることをお勧めします。
例えば、健康に関する本を読んだ時の感想や読書ノートは、かならず読書ノートに分類しましょう。
全ての情報やファイル、リストにラベルやタグを張っておくこと
これも後から検索するのに大いに役立ちます。
もしこれらの情報を全てクラウドで整理しているのであれば、ラベルやタグの名前を検索枠に入れてEnterを押すだけで、その名前に関する情報が全て一気にあるまります。
自分から探しに行く手間さえ省けます。
なので、名前もこまかくできるだけ全ての情報につけておくことをお勧めします。
情報を整理する時に一定のルールを設ける
例えば日付。
2012年8月10日
20120810
2012/08/10
など日付だけでも何通りか書き方があります。
それに加えて名前や場所、日時を記載する際にルールがバラバラでその時思いついた書き方で書き残していると、後から検索する際に一元でヒットできなくて困ることが多々出てきます。
なので、名前をつける際に一定のルールを敷いておけば、後からとても検索しやすくなります。
これで、全ての情報の整理そして整頓ができました。
情報過多のこの時代に、情報をそのままにしておけばいつか溺れ死んでしまいます。
そうなる前に、情報に飲み込まれる前に、自ら情報を整理して自分の手で管理できるようにしておくことが必要だと思います。
僕はこの本を２年ほど前に読みました。
読んですぐに実践したわけではないのですが、この２年間少しずつ自分流に色々と情報を整理していく中で、この本に書かれていることがその基盤になっているなと改めて感じました。
今から情報を何かしら整理したいって人は、世の中にたくさん整理術に関する本がある中でとりあえずこの１冊を参考にして実践することをお勧めします。
オススメの1冊
頭の中で気になってることを全て外に出す。
